Office Manager / Office Manager - 2814
[Description in English listed below]
Office Manager - Start-up dans le secteur TI, centre-ville Télétravail 100%, après Covid 40-50%.
Notre client, est à la recherche d'un Office Manager. Il/Elle aidera à construire une culture d'entreprise forte tout en supervisant l'efficacité opérationnelle. Il/Elle collaboreront à la définition des processus organisationnels internes et seront responsables de leur exécution quotidienne.
Ça prend un expert pour en recruter un !
Responsabilités :
- Jouer un rôle clé dans la construction de la culture d'entreprise, en incarnant les valeurs tant en interne qu'en externe.
- Proposer et mettre en œuvre un processus visant à améliorer l'efficacité opérationnelle.
- Gérer les agendas/les préparatifs de voyage du PDG et du GM.
- Assister le PDG, le GM et l'équipe de direction pour les tâches administratives, selon les besoins.
- Gérer les appels téléphoniques et la correspondance à l'adresse de contact générale de l'entreprise et à la boîte de réception.
- Créer et mettre à jour des dossiers et des bases de données avec des données relatives au personnel, aux finances et autres.
- Envoyer et suivre les accords de confidentialité et autres aspects de la conformité juridique.
- Aider à la préparation de présentations/propositions.
- S'assurer que l'efficacité du bureau est maintenue en effectuant la planification et l'exécution de l'achat d'équipement, des aménagements et des systèmes de bureau.
- S'associer aux RH pour définir et maintenir les politiques de bureau si nécessaire.
- Fournir un soutien général aux visiteurs.
- Personne de référence pour la maintenance, le courrier, l'expédition, les fournitures.
- Coordonner les activités de bureau, y compris la planification des événements et la restauration des repas.
- Responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre des politiques de bureau en mettant en place des procédures et des normes pour guider le fonctionnement du bureau.
- Effectuer l'examen, l'analyse et l'exécution de projets spéciaux et tenir la direction correctement informée.
- Assurer l'orientation des nouveaux employés.
- Participer activement à la planification et à l'exécution des événements de l'entreprise.
- S'occuper de la production et de la distribution du matériel et des cadeaux de la marque de l'entreprise.
- Chargé de veiller à ce que les objectifs financiers du bureau soient atteints en préparant et en contrôlant le budget annuel du bureau.
- Suivre les stocks de fournitures de bureau et passer des commandes si nécessaire.
- Maintenir un environnement de travail sûr, positif et sécurisé.
Exigences :
- Expérience avérée en gestion de bureau, en administration ou en assistance.
- Connaissance des responsabilités, systèmes et procédures de gestion de bureau.
- Attention aux détails et compétences en matière de résolution de problèmes.
Le candidat démontrera également un niveau élevé d'engagement du succès de la société, service à la clientèle, la satisfaction des employés et la rétention.
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Office Manager - Start-up in IT, downtown - Remote 100%, after Covid 40-50%
Our client, is looking for an Office Manager. They will help build a strong company culture while also overseeing operational efficiency. They will collaborate on defining internal organizational processes and be responsible for their day-to-day execution. The Office Manager will report to the General Manager and work closely with the CEO and company Leadership.
It takes an expert to place one!
Responsibilities:
- Play a key role in building the company culture, embodying values both internally and externally.
- Propose and implement process to improve operational efficiency
- Manage agendas/travel arrangements for CEO and GM
- Assist CEO, GM and Leadership team on administrative tasks as needed.
- Manage phone calls and correspondence to general company contact address and inbox
- Create and update records and databases with personnel, financial and other data
- Send and Track NDAs and other aspects of legal compliance
- Assist in the preparation of presentations/proposals
- Ensure office efficiency is maintained by carrying out planning and execution of equipment procurement, layouts and office systems
- Partner with HR to define and maintain office policies as necessary
- Provide general support to visitors
- Point person for maintenance, mailing, shipping, supplies
- Coordinate office activities including event planning and meal catering
- Responsible for developing and implementing office policies by setting up procedures and standards to guide the operation of the office
- Perform review, analysis and execution of special projects and keep the management properly informed
- Provide orientation to new employees
- Participate actively in the planning and execution of company events
- Own the production and distribution of company branded materials and gifts
- Responsible for ensuring office financial objectives are met by preparing and monitoring annual budget or the office
- Track stocks of office supplies and place orders when necessary
- Maintain a safe, positive and secure working environment
Requirements:
- Proven office management, administrative or assistant experience
- Knowledge of office management responsibilities, systems and procedures
- Attention to detail and problem-solving skills
- Excellent written and verbal communication skills, in French and English
- Strong interpersonal skills and positive can-do approach to getting things done.
The successful candidate will also demonstrate a high level of commitment to the Company’s success, client service and employee satisfaction and retention.